Hvad skal en faktura indeholde? 9 krav og en praktisk tjekliste

Kort svar: De 9 oplysninger på en fuld faktura

Sælger du momspligtige varer eller ydelser, skal en fuld faktura kunne dokumentere, hvem der handler, hvad der er leveret, hvornår det er leveret, og hvordan moms og pris er beregnet. Skattestyrelsen angiver disse ni hovedpunkter:

Listen er et praktisk sammendrag. Særlige leverancer, momsfritagelser, handel på tværs af lande og kreditnotaer kan kræve yderligere tekst eller oplysninger.

Gør beskrivelsen konkret nok til at blive godkendt

“Konsulentarbejde” eller “håndværk” fortæller sjældent kunden nok. Skriv i stedet, hvad du har leveret, hvilken periode arbejdet dækker, og hvor mange timer, enheder eller milepæle der faktureres. Eksempel:

Ved fast pris kan du navngive den leverede milepæl og henvise til tilbud eller ordrenummer. Det gør fakturaen lettere at matche med kundens godkendelse. Er prismodellen endnu ikke afklaret, så brug guiden om fast pris eller timepris.

Fakturanummeret skal følge en nummerserie

Fakturaer skal have fortløbende numre. Du kan eksempelvis bruge 2026-001, 2026-002 og 2026-003, hvis dit system sikrer en tydelig og sammenhængende serie. Lad være med at genbruge et nummer til en ny kunde eller overskrive en allerede udstedt faktura.

Skattestyrelsen oplyser også, at fakturaen skal udarbejdes i et format, som ikke efterfølgende kan ændres; PDF nævnes som et eksempel. Gem et eksemplar som bilag til regnskabet.

Tilføj disse betalingsoplysninger i praksis

Kravlisten fortæller, hvad der skal dokumenteres. Kunden har også brug for at vide, hvordan betalingen gennemføres. Tilføj derfor:

• Forfaldsdato og betalingsfrist. Skriv gerne både “netto 14 dage” og den konkrete dato.
• Kontonummer og betalingsreference. Gør det entydigt, hvilken faktura betalingen vedrører.
• Kundens reference. Medtag kontaktperson, indkøbsnummer eller projektkode, hvis kunden kræver det.
• Dine kontaktoplysninger. Giv kunden en enkel vej til at afklare spørgsmål hurtigt.

Aftal fristen, før arbejdet begynder. Se den praktiske guide til betalingsbetingelser på faktura.

Hvornår kan du bruge en forenklet faktura?

Virksomhedsguiden oplyser, at du ved salg til privatpersoner under 5.000 kr. eller til en anden virksomhed under 3.000 kr. kan nøjes med en forenklet faktura eller en kassebon. Den forenklede faktura har færre oplysninger, men skal stadig vise fakturanummer, dato, sælgers navn, adresse og CVR- eller SE-nummer samt leverancens art, omfang og pris. Ved momspligtigt salg skal pris uden moms, momssats og momsbeløb også fremgå.

Er du i tvivl, er en fuld faktura den robuste arbejdsgang. Undtagelsen bør ikke bruges som genvej, hvis kundens bogføring eller aftale kræver flere oplysninger.

Faktura til en offentlig kunde

En PDF på e-mail er ikke det samme som en e-faktura. Virk beskriver e-faktura som et struktureret elektronisk format, der kan sendes og behandles automatisk. Til en myndighed eller offentlig institution kan du sende gennem dit digitale bogføringssystem eller bruge NemHandel Fakturablanket.

Få kundens EAN-/GLN-nummer, reference og eventuelle ordrenummer, før du fakturerer. Ellers kan en indholdsmæssigt korrekt faktura stadig blive afvist i kundens arbejdsgang.

Din tjekliste før du trykker send

1. Kontrollér at fakturanummeret er det næste i serien.
2. Match kundens navn, adresse og reference med aftalen.
3. Beskriv ydelse, periode og omfang, så leverancen kan genkendes.
4. Kontrollér pris, rabat, momsgrundlag, momssats og momsbeløb.
5. Sæt korrekt faktura- og leveringsdato.
6. Tilføj aftalt forfaldsdato og betalingsoplysninger.
7. Gem fakturaen i et format, der ikke efterfølgende kan ændres, og opbevar den som regnskabsbilag.

Fakturaen er sidste led i din prisproces. Hvis beløbet ikke dækker løn, omkostninger og tid, kan du først beregne din bæredygtige timepris og vurdere dine realistiske fakturerbare timer.

Ofte stillede spørgsmål

Skal en faktura have kundens CVR-nummer?

Skattestyrelsens almindelige liste for en fuld faktura angiver kundens navn og adresse. Kundens CVR-nummer kan dog være påkrævet i særlige situationer eller af kundens egen proces. Få altid kundens faktureringskrav, før du sender.

Kan jeg sende fakturaen som Word-fil?

Skattestyrelsen kræver et format, som ikke kan ændres efterfølgende, og nævner PDF som eksempel. Send derfor ikke en redigerbar fil som dit endelige fakturabilag.

Hvor længe skal fakturaer gemmes?

Virksomhedsguiden oplyser, at bilag skal opbevares i indeværende plus de følgende fem regnskabsår. Virksomheder omfattet af digital bogføring skal opbevare bestemte købs- og salgsfakturaer digitalt.